Tak, istnieją sytuacje, w których można zaksięgować koszt bez faktury. Jednakże wymagane są odpowiednie dokumenty potwierdzające wydatek oraz spełnienie pewnych warunków prawnych i podatkowych. Poniżej przedstawiamy kilka przypadków, kiedy taka księgowość jest dopuszczalna.
Zasady związane ze zaksięgowaniem kosztów bez faktury
Czy można zaksięgować koszt bez faktury?
W biznesie często zdarza się, że musimy ponosić różnego rodzaju wydatki. Część z nich jest łatwa do udokumentowania i potwierdzenia poprzez otrzymaną fakturę lub paragon. Jednak co w przypadku, gdy nie mamy takiego dokumentu? Czy możemy wtedy dokonać księgowania kosztów?
Zgodnie ze standardami rachunkowości oraz polskimi przepisami podatkowymi każdy wydatek powinien być potwierdzony odpowiednim dokumentem – najczęściej jest to faktura VAT lub paragon fiskalny.
Jednakże istnieją sytuacje, kiedy taki dokument po prostu nam umknął albo go utraciliśmy. Warto pamiętać jednak o tym, że brak jednoznacznej dowodowej formy może skutkować problemem przy kontroli podatkowej czy też audycie finansowym naszej firmy.
Jeśli chodzi o sam proces księgowania takich kosztów bez użycia odpowiedniej factoring pozabankowy należy zachować szczególną ostrożność i stosowanie określonych procedur.
Po pierwsze warto sprawdzić wszystkie źródła informacji dotyczące danego zakupu czy usługi jakiej nabyliśmy np.: korzystając ze strony internetowe producenta bądź sprzedawcy, wyszukując maili od wykonawcy itp., aby znaleźć choćby elementy, które w jakiś sposób pozwolą potwierdzić fakt dokonania transakcji.
Po drugie warto pamiętać o tym, żeby opisać sam koszt na karcie ewidencji oraz wprowadzić do systemu zarządzania finansowego odpowiedni komentarz. Należy w nim zawrzeć jak najwięcej szczegółów dotyczących samej transakcji i wyjaśnienia dlaczego nie posiadamy właściwej dokumentacji.
W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem byłoby również uzyskanie pisemnego potwierdzenia od wykonawcy usługi lub sprzedawcy produktu czy też wystąpienie z prośbą o duplikat faktury (jeśli jest to możliwe).
Niestety trzeba przyjąć do wiadomości, że bez ważnej formy dowodowej księgowanie danego wydatku może być skomplikowane a czasem wręcz niemożliwe. Warto także mieć świadomość tego, że pewne koszty mogą zostały zweryfikowane negatywnie przez organ podatkowy co może prowadzińp:do konsekwencji np.: dodatkowych kontroli itp., co już samo w sobie generuje dla naszych firm dodatkowe obciążenia czasowe bądź też finansowe
W każdej sytuacji jednak należy stara się zachować ostrożność oraz dbać o poprawną dokumentację swojej firmy – tylko dzięki temu będziemy mieli pełen obraz swoich dochodów i wydatków.
Tak, można zaksięgować koszt bez faktury, ale pod warunkiem że posiada się inne dokumenty potwierdzające wydatek. Jednakże należy pamiętać o obowiązku prowadzenia dokładnej ewidencji takich transakcji. Zachęcam do przeczytania artykułu na temat księgowości i rozliczeń w firmie na stronie https://blogofirmie.pl/.
Oto link tagu HTML: https://blogofirmie.pl/
